Gagner du temps… Source de sérénité lorsque nous en disposons et de frustration infinie lorsqu’il nous échappe.
Avoir du temps pour soi, pour s’organiser, pour anticiper. Les cabinets dentaires sont soumis aux mêmes contraintes. Les praticiens et les équipes cherchent à tout prix à gagner du temps. Qui n’a jamais été découragé en pensant à la montagne de tâches qui l’attendait dans la journée ?
1 – L’AGENDA
La première étape est d’optimiser l’organisation de ses journées en posant certains principes avec votre équipe. En effet, votre journée s’articule autour de votre agenda. Il s’agit véritablement du poumon de votre organisation.
Avant toute chose, il est nécessaire de chronométrer chaque type de traitement que vous pratiquez. Cela n’a rien de gadget ! Bien au contraire. Pourquoi prévoir 15 minutes pour un détartrage si en réalité vous le réalisez en 20 minutes ? Avoir une bonne connaissance du temps nécessaire pour réaliser les procédures évitera justement de laisser échapper inutilement ce temps si précieux sans même que vous vous en rendiez compte. Demandez à votre assistante de vous chronométrer au moins une dizaine de fois sur le même acte. Vous établirez ensuite une moyenne des résultats ce qui permettra de construire l’agenda en cohérence avec votre pratique.
2 – LES REUNIONS
À peine ce mot prononcé et voilà que certains lèvent déjà les yeux au ciel ! Les a priori sur les réunions sont nombreux. “La réunionite aiguë, très peu pour moi !” ou encore “Quelle perte de temps !”. Pourtant les réunions peuvent être de formidables leviers pour gagner du temps ! Certes, il est important de mettre en place certaines règles pour qu’elles soient efficaces mais une fois intégrées dans la routine du cabinet, les bénéfices se font ressentir. N’ayez pas peur. Soyez rigoureux et lancez-vous ! Il existe 3 types de réunions :
-Quotidiennes
-Mensuelles
-Trimestrielles / Semestrielles / Annuelles
3 – LA DELEGATION
Aujourd’hui, un praticien ne peut pas travailler efficacement sans une équipe fiable et soudée. La confiance doit être au centre de la relation. L’équipe doit faire confiance au praticien qui lui-même doit faire confiance à son équipe. C’est donnant-donnant. Laisser s’exprimer son équipe et lui proposer son soutien dans la prise d’initiatives permet de développer les compétences et les bonnes pratiques. Le praticien pourra ainsi déterminer les tâches qu’il souhaite déléguer en toute confiance.
4 – LA FORMATION
Pour que le gain de temps au cabinet soit significatif, il est indispensable d’acquérir et d’unir toutes les compétences possibles. Équipes et praticiens doivent régulièrement se former afin de développer et optimiser les savoirs. L’efficacité doit être au centre de la démarche.
5 – LA COMMUNICATION
Développer la communication entre praticien et équipe est indispensable. Si les objectifs fixés par le praticien ne sont pas ouvertement énoncés, comment les équipes peuvent-elles comprendre le sens de leur travail ? Cela diminue grandement la motivation et donc l’efficacité.
De la même manière, il est important que tous les membres du cabinet connaissent le périmètre d’action
des uns et des autres. Si personne ne se sent pleinement responsable d’une action menée et compte sur
la bonne volonté des autres, cela génère inévitablement de l’efficacité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le gain du temps au sein du cabinet, téléchargez gratuitement la brochure « Gagner du temps au cabinet est à la portée de tous ».
